Webináře DMS Připravili jsme pro Vás sérii webinářů na téma - Pořádek ve firemních dokumentech, snadno a rychle
ZJISTIT VÍCEDnes vám představujeme naši kolegyni, konzultantku systému IFS, paní Romanu Kotyk. V rozhovoru se dozvíte, na co specializuje, co konkrétně její práce obnáší, co ji na ni baví a co naopak ne, ale také čemu se věnuje ve volném čase.
Romano, jak dlouho děláš naši konzultantku IFS a jaké kroky tomu předcházely?
Nastoupila jsem na tuto pozici v červenci 2014. Oslovil mne ředitel firmy Altec s tím, že mají pobočku v Olomouci, kde jsem tehdy bydlela, a zda bych neměla zájem o práci u nich. Bylo to vlastně logické navázání na spolupráci, která začala v roce 2001, kdy jsme pro firmu Altec kompletně navrhli a následně programovali modul Majetek pro Altec aplikaci. Jako externista jsem pak zajišťovala konzultace a úpravy v této oblasti.
Po schůzce s ředitelem jsem vlastně ani dlouho neváhala, protože naše firma se již nijak prakticky nevyvíjela, spíše jen udržovala námi vyvinutý ekonomický systém pro několik zákazníků. Dopomohla k tomu i skutečnost, že nemám ráda „stojaté vody“ a nové věci beru jako výzvu.
Na jakou oblast IFS se konkrétně zaměřuješ, na co se specializuješ?
Primárně jde o oblast Mezd a HR a od roku 2019 jsem se začala podílet i na projektech v oblasti Finance.
Co tvá práce obnáší? Jak probíhá tvůj běžný pracovní den?
Především jsou to denní konzultace nad novými požadavky nebo problémy zákazníků, kdy je nutno najít rychlá a pokud možno efektivní řešení. Mnohdy se však vyskytnou komplikovanější problémy, kdy je nutno hledat jejich příčinu a ve spolupráci s kolegy zvolit optimální cestu pro jejich vyřešení.
IFS je opravdu rozsáhlý systém, vysoce parametrizovaný, stále se vyvíjí. Konzultant se tomuto musí přizpůsobit a neustále se zdokonalovat.
V oblasti mezd musím sledovat legislativní změny, které jsou nejen časté ale velmi často nesystémové. Tyto pak musím analyzovat a pokusit se najít řešení, které by bylo co nejjednodušší a tím i efektivní jak z finančního hlediska, teda pracovní zátěže, a to jak v naší firmě, tak i u zákazníka. Většinou se snažím řešit úpravy vlastními silami pomocí změn výpočtů, vytvářením nových parametrů apod.
Někdy, s přihlédnutím k možným dalším navazujícím legislativním změnám, nelze však řešit změnu úplně jednoduše a pak musím zpracovat požadavek na programátora.
Hodně tedy komunikuješ se zákazníky, s některými dlouhodobě, baví tě práce s lidmi? Máš s některými i bližší vztah než ryze pracovní?
Pro mne jako konzultanta je komunikace se zákazníkem denní chléb. Základem pro tento vztah je cesta vybudování si důvěry. Ta je alfou a omegou pro férové jednání a tím i spokojenost na obou stranách. Zní to paradoxně, ale „zákazník“ se musí vlastně stát „spolupracovníkem“ při řešení problémů.
Toho jsem například dosáhla u jednoho z mých prvních zákazníků. Projekt byl nesmírně obtížný pro obě strany, jak pro mne jako začínajícího konzultanta IFS, tak i pro jejich mzdové účetní. A byla to právě vzájemná spolupráce a respekt, že mezi námi vzniklo asi něco více, dá se říci důvěrné pouto. A tak se i po jejich odchodu do důchodu každý rok před Vánocemi sejdeme na skleničku punče.
Jak tě známe, jsi stále dobře naladěná a usměvavá, je vůbec něco, co tě v práci nebaví, nebo co tě dokáže rozčílit?
Co mne nebaví? Vykazování práce! Co mne rozčílí? Lež a podrazy! A je jedno, zda v profesním nebo soukromém životě. Profesně jsem to zažila u zákazníka jednou, kdy jsem byla nařknuta, že zákazník přišel o data mou vinou a tím jsem zmařila práci účetní za celé dva dny. Podařilo se však najít kopii dat z inkriminovaného dne a vyšlo najevo, že „ztracená“ data nebyla onou osobou vůbec zadána. Pro mne tedy štěstí, ale pro onu účetní to bylo nepříjemné vysvětlování u ředitele.
Ale to byla opravdu asi výjimka. Po celý můj profesní život jsem musela pracovat s opravdu odlišnými typy lidí a v různých pozicích. Asi díky tomu umím už odhadnout, jak vystupovat, mluvit, kdy tzv. přidat a kde ubrat.
A to, že jsem optimisticky naladěná a v pohodě souvisí s mým životním postojem. Moje krédo je: „Neboj se výzev“ a „Věci jsou od toho, aby se řešily“, problém je nutno řešit hned na počátku a tím zabránit, aby se stal skutečným „problémem“.
Cílem vždy musí být spokojenost zákazníka, pak jsem spokojená i já, a to je pro mne motor. Musím říci, že za tu dobu mého profesního života, a je celkem dlouhý, jsem se nesetkala s vysloveně negativní a oprávněnou kritikou.
Za dobu svojí praxe jsi určitě řešila spoustu speciálních či náročných zákaznických požadavků, ale vzpomeneš si na nějaký konkrétní, který bys vypíchla?
Pro mne asi nejnáročnější bylo „zprovoznění“ Mezd v IFS ve společnosti Farmak. Požadavkem bylo, aby Mzdy splňovaly legislativu a aby ovládání pro mzdové účetní bylo intuitivní. Byl to oprávněný požadavek ze strany zákazníka. Spolupracovali jsme na úpravách s IFS korporací. Myslím, že to byl pro mne za celou mou profesní éru asi nejnáročnější úkol, který se nakonec povedl. Ovládání sice úplně intuitivní není, bez kompromisů se taková řešení nedaří, ale všechny mzdové účetní jsou spokojené.
Zažila jsi v práci někdy nějakou humornou situaci, kterou bys nám mohla sdělit pro pobavení?
Možná bych jednu měla, je spíše úsměvná. Když jsem pracovala na projektu Mzdy a HR pro jednu společnost v Olomouci, bylo to opravdu hodně náročné jak pro mne, tak pro jejich mzdové účetní. První rok se dá říct, že jsem u nich byla denně, a někdy i o víkendech.
Asi po dvou letech opravdu intenzivních návštěv mne oslovila jejich recepční: „Celou dobu mám pocit, že Vás znám“. A „nahazovala“ mi školky, kroužky, pionýrské tábory, školy… Nic. A pak asi po měsíci, kdy jsem se u nich opět objevila, se na mne vrhla s výkřikem: „Tak už vím, byly jsme spolu v ozdravném táboře v Bedřichově v roce 1973“. A pak ještě vytáhla ze stolu fotografii, na které jsem opravdu byla. Upřímně řečeno, já bych se takovou fotkou nikde nechlubila. Nicméně jsem přiznala, že jsem to já. Od té doby mi osobně vaří kávu a tyká mi.
Je něco, co o tobě zatím nikdo neví? Čím bys mohla čtenáře překvapit?
Umím být i protivná, když mi něco opravdu nejde pod nos. Ale to dotyčný včas pozná, protože před výbuchem 2x varuji.
Jak trávíš volný čas, jak relaxuješ? Máš nějaké koníčky?
Vždy jsem strašně ráda četla a mám velké množství knih, na které mi sedá neustále prach. Už to vypadá, že se ke čtení dostanu, až budu opravdu v důchodu. Zatím ale relaxuji na zahrádce, kterou mám přímo pod okny „mé houmovské kanceláře“. Jak říká jeden klasik pan Čapek: Zahrádkář je obyčejně nahoře zakončen zadkem, nohy a ruce má rozkročené, hlavu někde mezi koleny, podoben pasoucí se klisně“. V této pozici se mi opravdu vyčistí hlava.
