ZAT a.s.

Situace před nasazením systému M-Files

V době výběru DMS (Document Management System) řešení nebyl ve společnosti ZAT jednotný proces a systém pro správu dokumentů. Pro sdílení velkého množství souborů byly využívány tzv. pracovní složky se všemi problémy a nectnostmi, které takové řešení přináší. Obtížně řiditelné přístupy, nejednotná organizace dokumentů, neustálé rozhodování „kam dokument uložit“, těžko udržitelný pořádek ve verzích, nedostačující možnosti vyhledávání atd. To vše byly důvody vedoucí k rozhodnutí vedení firmy vypsat výběrové řízení na nový systém pro řízení dokumentace.

Průběh výběrového řízení a výběr systému

Do výběrového řízení byly zařazeny různé DMS/CMS systémy a na základě jejich prezentací se průběžně upřesňovala kritéria pro výběr toho správného. Výběrové řízení tedy probíhalo spíše formou interního vyhodnocování a postupného upřesňování představ, požadavků a očekávání.

„Na základě výše uvedeného se postupně vykrystalizovaly základní požadavky: snad-nost použití, pořádek v dokumentech, možnost určité automatizace procesu práce s dokumenty, napojitelnost na používaný firemní ERP systém, přívětivost systému a jednoduchost nasazení. Velmi důležitá byla také možnost si systém vyzkoušet předem, což ne vždy bylo možné,“ upřesňuje situaci Jaroslav Jančík, manažer odpovědný za správu M-Files ve společnosti ZAT.

Zásadním přínosem výběru M-Files byla možnost využití měsíční trial verze s ukázkovým nastavením, která byla k dispozici na webu. Následný „průzkum“ možností a pochopení principů tohoto systému trvalo jen několik málo hodin.

„Postupným zkoušením se ukázalo, že i další parametry splňují vše, co jsme chtěli a potřebovali. Navíc jsme objevili řadu dalších funkcí, o kterých jsme předem nevěděli, ale zjistili jsme, že se nám budou dobře hodit. Dokonce jsme v České republice byli pravděpodobně první nebo jedni z prvních, kdo začali systém M-Files používat,“ doplňuje Jaroslav Jančík.

Implementace a ostrý provoz

Implementace systému probíhala vlastními silami s podporou dodavatele a trvala relativně dlouho – asi 3⁄4 roku. Byly v ní zahrnuty všechny potřebné studijní kroky, analýza stavu a potřeb, vlastní customizace systému a zaškolení uživatelů. První oblastí pro implementaci byl proces Obchodu. Šlo o relativně jednoduchý proces a omezený počet lidí, kteří měli dokumenty uloženy v Pracovních složkách. Proces Obchodu se s využitím M-Files moc nezměnil, práce s dokumenty však ano, hlavním přínosem byl bezesporu „pořádek v dokumentech“ a řízení přístupu k dokumentům. Aby bylo možné DMS M-Files ve společnosti ZAT vůbec začít používat, bylo potřeba jej naplnit základními údaji a informacemi z výchozího ERP systému (IFS ApplicationsTM). Šlo např. o seznamy zákazníků, nabídek, projektů atp. Začátky byly poměrně časově náročné, přínosem však byla možnost přehledně třídit dokumenty dle nabídek či projektů a vytvářet šablony s vyplněnými hlavičkami (např. s údaji o zákaznících). Ostatní úpravy a nastavení systému nebyly nijak specifické – nastavení automatizovaných názvů, nastavení více či méně komplexního workflow pro vybrané třídy dokumentů apod. Další velký objem práce byl spojený s kompletní implementací řízení dokumentace IMS (ISO 9001, 13485, 14001 a OHSAS 18001) včetně CAPA a dokumentace auditů.