BONATRANS GROUP a.s.

Situace před nasazením systému M-Files

S rozvojem společnosti stoupaly nároky na zrychlování a zpřesňování procesů, což se značně dotýkalo i toku dokumentů firmou. Nejsložitější situace byla u interních dokumentů norem a jejich formulářů, jejichž životní cyklus je značně dynamický. Modul DMS systému v rámci firemního ERP systému nesplňoval nároky na univerzálnost a flexibilitu. Proto se v BONATRANS GROUP a.s. rozhodli najít systém pro správu dokumentů obsahující pokročilou funkcionalitu workflow, který by podporoval životní cyklus dle firemních procesů.

Průběh výběrového řízení a výběr systému

Ve výběrovém řízení byl kladen důraz na to, aby správa celého systému umožňovala nastavit veškeré požadavky na workflow dokumentu bez významných uživatelských úprav dodávaných třetí stranou a zároveň, aby byl DMS uživatelsky přívětivý a nevynucoval složitá školení uživatelů. Zásadní vlastností byla také autentikace uživatelů oproti Active Directory a úzká integrace s MS Office. Všechny tyto požadavky systém M-Files splnil, proto zvítězil nad ostatními řešeními. Navíc M- Files umožňuje přehledně definovat workflow dokumentu a změny jeho stavu, případné notifikace a úkoly v grafickém rozhraní, bez nutnosti programátorských zkušeností.

Implementace a ostrý provoz

K pořízení DMS systému M-Files vedla složitost procesu dokumentů interních norem. Vlastní aplikace, kterou společnost do té doby používala, již nevyhovovala nárokům na sledování stavů dokumentů a rovněž nepokrývala oblast seznámení s těmito dokumenty. Před realizací byla provedena detailní analýza, v rámci které byl zmapo­ván celý současný stav. S ohledem na komplexnost interních procesů byla náročnější a delší než bylo původně zamýšleno. Díky tomu jsme již na začátku implementace získali přehled o funkčnosti systému a navrhli model pro maximální využití jeho možností pro implementovanou agendu.

Vzhledem k tomu, že už samotné výběrové řízení bylo prováděno nad reálným proce-sem a bylo důkladně testováno, zda systémy umožňují nastavit všechno to, co od nich bylo očekáváno, byl systém M-Files zaveden v režimu PoC. To umožnilo systém velmi pružně implementovat i odzkoušet již v průběhu testování. Pan Rajski k tomu uvedl: „Díky zkušenostem implementující firmy jak s procesy, tak se samotným systémem, nedošlo během implementace k větším problémům a vše bylo uskutečněno dle našich požadavků.“

Licenční model systému byl zpočátku vnímán jako nepřehledný a složitý, zejména proto, že M-Files umožňuje licencovat různými způsoby. Díky tomu, že licence nejsou trvalé a lze jejich počty operativně měnit, dospělo se k finálnímu modelu až po nějaké době používání, v rámci které bylo doladěno optimální rozložení a počty konkrétních uživatelů. Vzhledem k tomu, že byl systém nasazován na jeden z nejsložitějších proce­sů dokumentů, respektive na dokument s nejsložitějším životním cyklem, bylo zapotřebí využít vysoké míry konfigurace workflow. Tím se potvrdilo, že je systém opravdu možné variabilně nastavit dle nejrůznějších požadavků zadavatele.

Uživatelé na M-Files nejvíce oceňují transparentnost workflow jednotlivých dokumen­tů. Snadno si sami dohledají, v jakém stavu jednotlivé dokumenty jsou, případně kdo je již schválil a u koho na schválení teprve čekají. Management firmy si cení toho, že hledané dokumenty snadno naleznou, automaticky se jim verzují a mohou používat připojené úkoly.

Budoucí rozvoj

Prioritou pro další rozvoj je optimální propojení již zavedených systémů s M-files. Dokumenty systém zpracovává dle požadovaného procesu, nicméně aktuálně probíhá rozšíření integrace s dalšími inter­ními systémy, aby bylo možné již existující meta­data efektivně využívat v jiných systémech. Proto je třeba výstupy z M-Files unifikovat tak, aby bylo možné data využít i v dalších systémech.

Další rozvoj v oblasti DMS bude směřován na dokumenty smluv, či využití jednotlivých schvalova­cích workflow na formulářové dokumenty.