Albert Česká republika, s.r.o.

Systém M-Files zajišťuje společnosti Albert ČR přehlednou správu smluv a zabezpečuje jejich kompletní životní cyklus. Zpřehledňuje a urychluje firemní procesy, čímž usnadňuje správu smluvní agendy.

O společnosti

Albert Česká republika, s.r.o. je známou značkou provozující širokou síť supermarketů a hypermarketů po celém Česku. Více než 300 obchodů týdně obslouží až čtyři miliony zákazníků. Supermarkety i hypermarkety najdou zákazníci v každém kraji.

O zákazníky se stará 20 000 zaměstnanců na různých pozicích, kteří pracují v obchodech, ve třech distribučních centrech a v centrální kanceláři v Praze. Albert se tak řadí k největším soukromým zaměstnavatelům v zemi. Společnost dbá na kvalitu potravin i na dobré pracovní prostředí, což dokazuje ocenění v soutěži EFQM Global Award a zisk certifikace Top Employer, která Albert řadí mezi nejlepší zaměstnavatele v České republice i v Evropě.

Case study

Původní stav

Pro zabezpečení plynulého zásobování tak velké společnosti je nutné každý rok uzavírat dodavatelské smlouvy s více než 1 000 subjekty. V době před výběrem jednotného systému pro správu smluv byly pro jejich sdílení využívány klasické souborové složky se všemi problémy a nectnostmi, které toto řešení přináší, navíc vyhledávat v takovém množství dokumentů bylo časově velice náročné.

Připomínkování smluv, včetně komunikace s dodavateli, probíhalo prostřednictvím e-mailové komunikace a spravování jednotlivých verzí dokumentů se evidovalo pojmenováním dokumentů. Schvalování bylo vedeno opět v rámci e-mailové komunikace a sledování stavu schvalovacího procesu bylo velmi časově a organizačně náročné.

Podepisování probíhalo většinou prostřednictvím papírové komunikace. Objem smluv podepsaných digitálně byl minimální. Následné skenování podepsaných dohod do digitální podoby bylo velmi zdlouhavé a časové náročné.

Všechny tyto důvody vedly k rozhodnutí vypsat výběrové řízení na dodavatele jednotného systému pro správu smluvní dokumentace.

Cíle a požadavky na nový systém

Cílem projektu nového DMS bylo poskytnout společnosti Albert ČR jednotný systém pro řízení a zpracování životního cyklu smluv, jejich ukládání a archivaci.

Od nového SW nástroje bylo očekáváno, že:

Poskytne jednotné úložiště pro smlouvy.
Dokáže automatizovat a standardizovat tvorbu smluv včetně poskytnutí předdefinovaných šablon.
Zvládne automatizovat a standardizovat proces modifikace smluv jak na straně společnosti Albert, tak na straně dodavatele, včetně digitálního podepisování jejich finálních verzí.
Bude obsahovat grafické uživatelské rozhraní pro definování pracovního postupu zpracování smlouvy, včetně směrování dokumentu ke schválení a kontrole příslušnými pracovními pozicemi nebo odděleními.
Zajistí bezpečnostní kontrolu přístupu k dokumentům pro interní i externí uživatele (včetně možnosti nastavení omezení pro práva „jen pro čtení“).
Poskytne funkce pro vytváření výchozích i uživatelsky definovaných pracovních postupů a sestav.
Dojde k propojení s našimi stávajícími systémy a aplikacemi

„Dříve jsme všechny komerční smlouvy uzavírali v papírové podobě, museli jsme si vést evidenci, abychom věděli, kde se která smlouva nachází a kdo ji má ještě podepsat. Nakonec jsme je museli naskenovat a zároveň v papírové podobě uložit do archivu. To bylo pracné a kvůli možnosti chyb to vyžadovalo řadu nezávislých kontrol.“

Hana Barker Commercial Projects&Processes Consultant, Albert ČR

Řešení a průběh implementace

Vybraným a implementovaným řešením se stal systém M-Files, který se v současné době řadí mezi nejmodernější aplikace pro elektronickou správu dokumentů a firemního obsahu. Systém kromě své dobré pověsti plně pokryl požadavky a očekávání zákazníka, které byly na nový DMS kladeny.

Zákazník zvolil variantu M-Files formou SaaS v cloudu Azure, který provozuje výrobce systému, společnost M-Files. Tento způsob provozování systému nabízí vysoké zabezpečení dat včetně zajištění všech nutných technických, systémových a databázových prostředků.

Implementace byla zahájena v lednu 2023. Prvním kritickým bodem bylo zmapování všech dokumentů a šablon spolu s definicí procesů s nimi spojenými. Důležitou součástí návrhu řešení bylo zpracování procesu elektronické přípravy smluv ze šablon s automatickým vkládáním dat do dokumentů, připomínkování a schvalování dokumentů, auditní stopa celého procesu přípravy a maximální využití digitálního podepisování finálních dokumentů. I proto byl použit portál M-Files Hubshare, který usnadnil komunikaci společnosti s dodavateli.

Pro podepisování dokumentů je využívána služba Adobe Acrobat Sign, jenž je plně integrovaná s procesem zpracování dokumentů v M-Files.

Časově náročnější přípravnou fází byl převod všech aktuálně používaných šablon do nové jednotné podoby, která zohledňuje používání v prostředí M-Files a automatizace elektronického podepisování. Uživatelé tak vždy při zakládání nové smlouvy používají právě platnou podobu dokumentu. Zároveň je většina dat automaticky propsána do obsahu dokumentu.

Po interním pilotním provozu systému proběhlo během léta školení uživatelů a systém byl spuštěn do rutinního provozu koncem srpna 2023. Cílem bylo zajistit podepsání smluvní dokumentace se všemi dodavateli do konce kalendářního roku, z toho důvodu byla všem uživatelům poskytnuta maximální podpora pro zdárné zvládnutí tohoto úkolu.

Výhody a přínosy nového systému

Vytvoření jednotného a přehledného úložiště pro smlouvy s dodavateli.
Digitalizace celého procesu tvorby smlouvy od jejího vzniku ze šablony až po elektronické podepisování.
Zásadní zrychlení procesu uzavření smlouvy.
Možnost elektronického sdílení dokumentů s dodavateli prostřednictvím portálu Hubshare.

Úspora času při vyhledávání, archivaci a kontrole dokumentů.
Nasazení workflow pro elektronický oběh dokumentů umožnilo absolutní přehled o stavu všech smluvních dokumentů (v jakém stavu a v jaké fázi schvalování či připomínkování se nacházejí).
Implementace elektronického podpisu snížila výrazným způsobem náklady na celý proces zpracování dokumentů a výrazně urychlila proces podpisu smlouvy.

„Po implementaci systému M-files máme průběžný přehled o stavu zpracování všech smluv. Díky tomu jsme výrazně zrychlili proces připomínkování a podepisování smluvní dokumentace. Zároveň jsme významně omezili rutinní činnosti, které neměli žádnou přidanou hodnotu a eliminovali jsme archiv v papírové podobě. Systém M-files jsme zaintegrovali do našich současných systémů a aplikací. Celá implementace proběhla velmi hladce, i když šlo o náročnou změnu. Spolupráce se společností CDC Data byla velmi profesionální.“

Jana Grossmannová Project manager, Albert ČR

Budoucí rozvoj

Pozitivní zkušenosti s implementací systému M-Files vedly k rozšíření digitalizace i do dalších oblastí, např. řízení smluv o pronájmech. Tímto krokem je očekávána efektivnější správa smluvních závazků, posílení kontroly nad procesy a zajištění lepší přehlednosti dokumentace.