Jak vybrat správný ERP systém – 10 důležitých faktorů

Stojíte před velkým krokem pro celý podnik, který je zcela zásadní. Čeká vás náhrada zastaralého hlavního informačního systému novým produktem, a pokud možno tím nejlepším a nejvhodnějším z kategorie tzv. ERP systémů. Bude třeba vytipovat systém, který nejlépe podpoří další rozvoj organizace, ve které pracujete, který bude vašim kolegům usnadňovat práci a který bude účinně podporovat řídící činnosti a přijímání správných manažerských rozhodnutí. Ve svém oboru nejste začátečník a něco již máte za sebou, proto si uvědomujete, že implementace nového ERP systému rozhodně nebude snadný projekt a že riziko neúspěchu je v případě těchto projektů značné a je trvale přítomné.

Po prostudování webů vytipovaných ERP výrobců budete možná překvapeni, jak ERP systémy za posledních několik let pokročily. A plně si uvědomíte, že najít ideální řešení pro váš podnik je mnohem složitější, než jste si mysleli.

Víte, že výběr ERP představuje důležitou investici a ovlivní fungování vaší společnosti velmi významně a dlouhodobě. Abyste se v této informační džungli dokázali přece jen nějak zorientovat, zamysleli jsme se a výsledkem je tento text, ve kterém jsme se pokusili definovat jakési desatero základních kritérií nebo chcete-li hledisek, které byste neměli opomenout při vytvoření top-listu ERP produktů, z nichž nakonec vyberete nový systém pro vaši organizaci.

První, co byste měli udělat, je pojmenovat „základní potřeby“ nebo chcete-li, „hlavní důvody“, které vedly vaše vedení k rozhodnutí o pořízení nového informačního systému.

Tento první krok je zdaleka nejdůležitějším a nejsložitějším na cestě, na jejímž konci bude seznam vašich favoritů. Musíte určit, co skutečně vaše organizace potřebuje, jakou kvalitu a jaké základní funkce od nového ERP systému očekává. Někdy se také v této souvislosti hovoří o identifikaci hlavních „bolestí“, případně úzkých míst v řídících procesech, která rozhodujícím způsobem limitují další růst vaší firmy a zlepšení její celkové efektivity. Jakmile srozumitelně definujete hlavní informační potřeby ve společnosti, vytvoříte si tak soubor hledisek pro posuzování nabízených ERP systémů.

Abyste věděli, jak si ERP vybrat, položte si několik otázek.

• Jaká jsou bolestivá místa vašeho aktuálního informačního systému?
• Trpí kvůli těmto nedostatkům vaši klienti, resp. prodej vašich výrobků nebo služeb?
• Jak vypadá vaše byznys strategie pro příštích 10 let?
• Které klíčové projekty plánujete v rámci vaší obchodní strategie realizovat?

A nezapomeňte na procesy a funkce, které ve vašem současném systému fungují uspokojivě, protože samozřejmě nechcete přijít o nic z toho, co už jste v minulosti dokázali vyřešit.

Připadá vám to hodně komplikované, jsou některé požadavky konfliktní? Určitě. Proto doporučujeme nespěchat, poradit se s kolegy, nejzkušenějšími dlouholetými zaměstnanci a manažery na různých úrovních řízení. Všechny názory lidí, kteří ve vaší organizaci s ERP systémem pracují, jsou pro vás užitečné a pomohou vám získat celkový přehled o informačních potřebách ve společnosti, pro kterou pracujete.

Pro usnadnění diskuse je vhodné připravit si předem vhodné dotazníky a naplánovat skupinové workshopy, zaměřené na jednotlivé hlavní řídící procesy ve vaší společnosti. Snadněji tak identifikujete to, co vám a vašim kolegům ve firmě nejvíc komplikuje život a na co byste se tedy měli zaměřit především.

V této fázi můžete také využít služeb specializovaných poradenských firem, které nabízejí realizaci projektů, označovaných jako Business Value Assessments, nebo také Business Value Engineering. Cílem těchto projektů je analýza vašich obchodních procesů a identifikace a kvantifikace přínosů plynoucích z jejich možných změn v důsledku jejich digitalizace a využití dostupné funkcionality moderních podnikových informačních systémů (tzv. ERP systémů). Tyto projekty jsou vždy realizované v úzké spolupráci týmu specializovaných a zkušených byznys poradců s vašimi vybranými klíčovými zaměstnanci, zpravidla také manažery, odpovědnými za jednotlivé hlavní procesy.

Ať už budete provádět tyto interní analýzy a vyhodnocování vašich potřeb výhradně vlastními silami nebo ve spolupráci s externími poradci, výstupem této přípravné fáze by měl být seznam klíčových požadavků na funkcionalitu a vlastnosti nového ERP systému pro vaši společnost, včetně stanovení jejich priorit. Až budete vyhodnocovat nabídky oslovených dodavatelů, zaměřujte se cíleně na to, zda  vybraný software obsahuje nástroje pro řešení vašich požadavků a potřeb, kterým jste přiřadili nejvyšší nebo vysokou prioritu.

Další důležité hledisko, které byste určitě neměli opomenout je „charakter a specifické vlastnosti vaší společnosti“

Jakmile máte vaše hlavní požadavky identifikovány a správně seřazeny, je čas uvědomit si vaše specifika. Položte si tuto otázku: „Jakého typu je naše společnost a jak se bude v nejbližších letech vyvíjet?

Abychom trochu víc ozřejmili, co máme na mysli, uvádíme zde příklady dílčích otázek, na které byste si měli upřímně odpovědět.

• Považujete se za progresivní a silnou společnost?
• Nebojíte se nových technologií?
• Máte rádi nové výzvy?
• Kladete si rádi vyšší cíle?
• Máte zpracovanou byznysovou strategii na 5 a více let dopředu?
• Nebo jste spíše konzervativní a místo nepřetržitého růstu preferujete jiné hodnoty?
• Máte již deset let zhruba stejný počet zaměstnanců, nebo se vaše firma dynamicky stále zvětšuje?
• Vaše produkty nabízíte hlavně na domácím trhu anebo jste exportně zaměřená firma?
• Jste jeden právní subjekt nebo máte složitou organizační strukturu korporátního typu (tj. více právních subjektů propojených majetkově)?
• Jak ve firmě vzájemně komunikujete (jazyky, komunikační nástroje atd.)?
• Jste rodinná firma preferující stabilizovaný tým zaměstnanců a přátelské neformální pracovní prostředí? Anebo jste akciová společnost s proměnlivou strukturou akcionářů, řízená manažery zodpovídajícími se valné hromadě akcionářů?
• Jak formy komunikace a spolupráce s obchodními partnery preferujete?

atd.

Vzhledem k tomu, že výrobci ERP systémů zpravidla vytvářejí svůj produkt primárně pro určitý tržní segment (nebo několik vybraných segmentů), ne každý takový systém se hodí pro jakoukoliv uživatelskou organizaci. Proto je vhodné nejprve si uvědomit svou vlastní charakteristiku a zvažovat, nakolik je uvažovaný ERP systém pro váš typ organizace vhodný a vyhovující vaší firemní kultuře.

Některé ERP systémy jsou určeny zejména pro menší společnosti s jednodušší organizační strukturou, založenou na jednom právním subjektu (např. jedné s.r.o.) a členěnou typicky na nákladová střediska. Tyto systémy pak téměř vždy postrádají funkcionalitu pro řízení složitější organizace, jako je např. konsolidace účetnictví, vícemístné plánování apod. Jejich výhody pak zpravidla spočívají v tom, že jsou lépe připraveny na typické situace v menších firmách, kde mj.často dochází ke kumulaci manažerských pozic, kdy např. manažer nákupu současně funguje jako vedoucí skladu materiálu apod.

Pokud budete potřebovat v komunikaci s vašimi obchodními partnery využívat digitální formy, jako je např. vzájemné zasílání EDI zpráv, pak je vhodné upřednostnit takový ERP systém a takového dodavatele, který tyto způsoby komunikace podporuje a má zkušenosti z již realizovaných projektů.

Pochopení vaší interní firemní kultury vám také pomůže více chápat cíle vaší společnosti, způsob práce, dlouhodobou vizi apod. Budete tak lépe připraveni na diskusi s vybranými dodavateli ERP systémů, která by vám měla přinést odpovědi na otázky, jak může konkrétní ERP systém právě vaší společnosti pomoci v jejím každodenním fungování a budoucím rozvoji.

Třetí nepominutelné hodnotící kritérium lze jednoduše nazvat „Náklady“.

Této otázce jsme se nemohli vyhnout ani minutu, protože ji musíme položit, navzdory nepříjemným pocitům, které to může způsobit. Náklady spojené se zavedením ERP systému nikdy nejsou natolik nízké, abyste mohli s klidným svědomím prohlásit, že vás nezajímají. Proto se jedná skutečně o zásadní otázku.

Nejde přitom zdaleka jen o pořizovací cenu softwarových licencí, implementačních služeb, případně nějakého toho hardwaru. Dnešní informační systémy (ERP) jsou velmi složité systémy, které se v čase neustále vyvíjejí tak, aby reflektovaly co nejlépe vývoj organizace, které slouží. A každá změna má samozřejmě své náklady, se kterými je třeba počítat. Musíme tedy velmi pečlivě posuzovat celkové náklady na vlastnictví (označované zkratkou TCO) po dobu příštích pěti až osmi let. Do těchto nákladů patří pořizovací náklady na softwarové licence, implementační, školicí, případně poradenské služby, náklady na běžný servis a údržbu systému, náklady na plánovaná rozšíření informačního systému. A nesmíme zapomenout ani na náklady na větší modernizaci systému, (tj. jeho upgrade na novou verzi), ke které zpravidla dochází po čtyřech až šesti letech provozu.

Další nákladovou položku pak tvoří průběžně nabíhající náklady na administraci provozu informačního systému, tzn. náklady vašeho IT oddělení.

Náklady samozřejmě lze plánovat, řídit tak, aby byly pro vaši organizaci dlouhodobě stravitelné. Dodavatelé ERP systémů nabízejí standardně různé modely financování, ze kterých můžete vybrat takový, který bude pro vaši organizaci v dané situaci nejlepší.

To, co potřebujete analyzovat a vyhodnotit, je návratnost investice, v niž doufáte, když spočítáte přínosy ze zavedení informačního systému, jako jsou úspory provozních nákladů, zlepšené využívání strojů a výrobních linek, snížení zásob na skladech hotových výrobků, zlepšení v prodeji díky lepší komunikaci se zákazníky atd. Nový ERP systém by měl být pro vaši společnost odrazovým můstkem k rychlejšímu rozvoji, nikoliv přítěží, kterou musíte nosit s sebou. Proto je důležité, abyste získali správná čísla, tj. taková, která zahrnují všechny podstatné položky.

Další, pro vás neméně důležitou otázkou je: „Jak jsou vaši uživatelé připravení na nový ERP systém“

Je zřejmé, že snadnost nebo obtížnost adaptace uživatelů na konkrétní nový informační systém hraje důležitou roli ve vašem posuzování jednotlivých nabídek. Ne zcela vhodně řešené uživatelské rozhraní má totiž často významný negativní vliv na produktivitu práce uživatelů a může být příčinou neplánovaného růstu nákladů, vyvolaného požadavky na zvýšení personálních kapacit v některých útvarech. Moderní informační systémy disponují řadou nástrojů, které umožňují uživatelům individuálně si přizpůsobit uživatelské rozhraní svým konkrétním potřebám a osobním preferencím. Nicméně tyto nástroje předpokládají určitou úroveň informační gramotnosti uživatelů, kterou lze charakterizovat jako schopnost práce s běžnými kancelářskými aplikacemi jako je excel nebo word.

Důležité proto je, abyste zhodnotili reálnou úroveň technologické gramotnosti zaměstnanců – budoucích uživatelů informačního systému ve vaší společnosti a dle zjištěných výsledků poté naplánovali školení těch zaměstnanců, jejichž znalost moderních informačních technologií se jeví jako nedostatečná.

Zjistěte také, jak jsou vaši kolegové připraveni na zavádění nového ERP systému a jak tento záměr vnímají. Jde o to zjistit, kdo tento projekt vítá, kdo je vůči němu neutrální a kdo jej hodnotí negativně. Zvláště tito negativně naladění kolegové mají potenciál výrazně ztížit a zkomplikovat zavádění nového systému. Bohužel tím způsobují často prodlužování doby implementace a s tím spojený růst vašich nákladů. Je důležité vědět, kdo je tzv. „kverulant“ a zvážit možná řešení. Někoho může přesvědčit ke změně postoje vhodně zvolená motivace, v některých, nicméně spíše ojedinělých, případech lze tyto lidi vyloučit z procesu implementace ERP systému a využít je na jiné pozici v organizaci. V krajních případech bývá nejlepším a v podstatě jediným řešením se s těmito jedinci rozloučit a nahradit je novými lidmi, ať už zevnitř vaší organizace nebo zvenčí.

Ale i v případě, že budou vaši uživatelé na implementaci ERP systému předem dobře připraveni a podařilo se také eliminovat vliv „kverulantů“, je třeba počítat s tím, že zejména v prvních měsících ostrého provozu nového informačního systému budou uživatelé pracovat pomaleji, budou dělat chyby, napravovat je a v důsledku toho se jejich výkonnost dočasně sníží. Počítejte s tím a udělejte včas odpovídající opatření. S vaším dodavatelem můžete dohodnout rezervaci konzultačních kapacit na intenzivní podporu uživatelů po dobu prvních 3 – 4 měsíců provozu. Pokud si to můžete dovolit, zajistěte si vyškolení 1 – 2 vlastních pracovníků na úroveň konzultanta pro ty procesní oblasti, které jsou pro vaše fungování kritické.

Adaptace organizace na nový ERP systém je vždy proces, který vyžaduje čas nejméně několika měsíců, mnoho workshopů, školení a individuálních konzultací. To vše jsou činnosti, které vyžadují velký objem času a energie vašich kolegů. Myslete na to, až se budete rozhodovat o výběru vašeho nového ERP systému a zejména o výběru implementačního partnera, který se stane vaším klíčovým partnerem a spolupracovníkem na velmi dlouhou dobu nejméně několika příštích let.

Určitě bude váš pracovní život snadnější a příjemnější, pokud vyberete správný ERP systém a bude vám ho implementovat dodavatel, který je vstřícný, má dobrá hodnocení svých klientů a dostatek zkušeností z realizace obdobných implementačních projektů.

Dalším důležitým hlediskem, které by mělo být v centru vaší pozornosti je zhodnocení důležité vlastnosti zvažovaného ERP systému, kterou nazývejme „Agilita a flexibilita“

Když mluvíme o agilním a flexibilním systému, nemyslíme to pochopitelně úplně „doslova“. Žádný ERP systém nebude agilně řídit vaši organizaci sám od sebe. Pokud je ale ERP systém dostatečně agilní a flexibilní, je schopný pružně se přizpůsobit vaší organizace v krátkodobém i střednědobém horizontu. Agilnost také znamená, že ERP systém disponuje zabudovanými nástroji, které automaticky nepřetržitě vyhodnocují ukazatele charakterizující průběh podnikových procesů v čase a upozorňují uživatele zasláním varovné zprávy na mail nebo do smartphonu, pokud jsou nastavené kritické hodnoty překročeny.

Dobrý ERP se dokáže přizpůsobit neznámému, tomu, co jste nepředvídali, tomu, co na cestě neočekáváte. Ztráta velkého klienta? Nová fáze vývoje? Nový produkt?

Položte si otázku: „Bude vás váš ERP schopen následovat tam, kam se rozhodnete jít?“ a budete lépe vědět, jak ERP vybrat.

Dalším důležitým kritériem, už šestým, je „Životnost, perspektiva produktu“

Jak bylo uvedeno výše, systém ERP je investice, a tento výraz fakticky znamená cosi, co „přetrvává v čase“. Proto se musíme ptát na dlouhodobou životnost produktu, respektive na faktory, které ji ovlivňují. Např. si zjistíme, zda ERP řešení vytvořil malý izolovaný tým nebo vzniklo v početném týmu velké a finančně silné firmy. Musíme se zajímat o počet realizovaných instalací. Dále zda je systém dodávaný jen na lokálním trhu nebo ve více státech a světových regionech. Podíváme se i na historii a ekonomické ukazatele výrobce ERP. Jde o rostoucí nebo stagnující společnost? Jaká je frekvence inovací? Necítíte-li se plně kompetentní pro posuzování zmíněných otázek, neváhejte požádat o spolupráci některého z profesionálních poradců pro výběr informačního systému.

Sedmé kritérium je „Servis a podpora“

Je to velmi zásadní bod kritérium ve vašem seznamu kritérií pro hodnocení ERP produktu. Je to ale také poměrně signifikantní vlastnost dobrého dodavatele ERP, jehož zájmem je nejen prodat vám svůj produkt, ale také poskytovat vám jeho plnou podporu a servis v průběhu celého životního cyklu.

Bez ohledu na to, jaké projekty, cíle nebo nepředvídatelné nástrahy vás v budoucnu čekají, budete potřebovat podporu, abyste tyto výzvami zvládli překonat co nejlépe i díky vašemu kvalitnímu a flexibilnímu ERP systému a díky podpoře kvalifikovaného servisního partnera na vaší straně.

Ujistěte se proto, že dodavatel ERP systému, o kterém uvažujete, je připraven zajistit a garantovat vám dostupnost a kvalitu servisních služeb v rozsahu, který je pro úspěšné fungování vaší organizace nezbytný.

Určitě nevynechejte také osmé kritérium, a to „Preferovaný režim provozu – na vlastním hardwaru nebo v cloudu?“

S příchodem cloudových systémů ERP, kdy je váš ERP hostován v cloudu, je samozřejmě důležité se zajímat o potřeby vašeho podniku, abyste věděli, jak ERP vybrat.

Pokud se rozhodnete hostovat ERP ve vlastní síti, musíte se ujistit, že to vaše infrastruktura umožní. Abyste si usnadnili život, měl by vám prodejce ERP zajistit technické předpoklady a poté možná budete muset přidat trochu paměti nebo vyměnit některé zastaralé počítače.

Rozhodli jste se hostovat ERP v cloudu? Vězte, že obvykle váš poskytovatel zajistí údržbu, aktualizace a zálohování vašich dat. Ujistěte se, že váš ERP je hostován na bezpečném místě s robustními servery. Zjistěte si také, zda zvolený cloud bude vyhovovat vašim potřebám a bude fungovat tak, jak jste požadovali.

Pokud již cloud používáte pro jiné služby, například CRM, je důležité, abyste mohli exportovat a importovat transakce a abyste mohli všechna data spravovat pomocí nástrojů a programů.

Co se týče nákladů, měli byste vědět, že díky cloudu nebudete muset investovat do aktualizace vlastního systému, jako kdybyste se rozhodli hostovat svůj ERP ve vlastní síti. Vstupní náklady jsou u cloudu relativně nízké, ale mohou růst, pokud přidáte uživatele, prostor nebo služby.

A konečně, přestože s cloudovým systémem ERP můžete pracovat odkudkoli a kdykoli, je v případě soudního sporu v kontrolním seznamu pro výběr systému ERP nezbytné zajistit, aby byla vaše data šifrována a abyste zůstali výhradním vlastníkem svých dat.

Další důležité hledisko pro vás výběr ERP systému bychom nejspíš ani nemuseli zmiňovat, nicméně je tady : „Váš obor, typ výroby, zákaznický segment“

Váš obor může vyžadovat určité prvky, nebo možná vyžaduje specializovaný ERP. Abyste se ujistili, že vybíráte správný software, je důležitým kritériem na vašem kontrolním seznamu pro výběr ERP ujištění, že ERP lze přizpůsobit vašemu odvětví. Některé jsou velmi specializované, zatímco jiné mohou vyhovovat velmi širokému spektru.

Chcete-li najít ten správný, zeptejte se kolegů z oboru a společností podobných té vaší, jaký je jejich ERP. Chcete-li zjistit, jak vybrat ERP, myslete také na to, abyste si s prodejcem ERP nasimulovali obchodní cyklus a zjistili, zda vybraný ERP dokonale vyhovuje vašim potřebám. Výsledky by vás mohly překvapit!

Desáté a zde už poslední důležité kritérium jsme nazvali „Otevřenost k integracím“

Všimli jste si, kolik nástrojů denně používáte? Máte dojem, že váš pracovní den je logickým souborem softwaru, který střídá a doplňuje jiný software? S ERP systémem lze mnoho systémů integrovat a vzájemně importovat nebo exportovat data.

Aby řešení ERP skutečně odpovídalo vašemu každodennímu životu, je třeba, aby bylo schopno komunikovat s některými, ne-li se všemi službami, jako je CRM, mzdová agenda atd. Je to důležité kritérium na vašem kontrolním seznamu pro výběr ERP.

Vyhnete se tak dvojímu zadávání dat, chybám při opakování některých úloh nebo dokonce prodlevám u některých důležitých výkazů. Uvidíte, že se vám výrazně zlepší život a tento faktor přispěje k dlouhodobému přijetí vašeho ERP, protože bude v souladu s vaší prací.

Závěrem

Pokud správně vyhodnotíte ERP produkty na vašem seznamu podle výše uvedených 10 hledisek, budete vědět, které z nich nejlépe vyhovují vašim potřebám. Pravděpodobně zjistíte, že žádný z nich nevyhovuje úplně ideálně všem vašim požadavkům. Budete ale určitě moci vyloučit ty systémy, které vám nebudou vyhovovat z více hledisek. Výběr si tak podstatně zjednodušíte a vaše další úsilí a čas budete moci věnovat zkoumání pouze nabídek těch ERP systémů, které ve vašem hodnocení dostaly nejvíce bodů.