Jak umělá inteligence radikálně mění správu informací

Během posledního desetiletí byla prakticky všechna průmyslová odvětví vylepšena růstem umělé inteligence. Ačkoliv se to nezdá a málokdo by to řekl, tak jedna z oblastí, která byla změněna nejvíce, je správa dokumentů a její ekosystém.

Umělá inteligence si skvěle poradí i s informacemi, které jsou velmi rozsáhlé a to zejména pokud jde o správu znalostí, řízení obchodních procesů nebo zabezpečení a dodržování složitých předpisů. Umožňuje tak zaměstnancům pracovat efektivněji, díky tomu pak mohou využít svůj drahocenný čas na důležitější práci.

Rychlejší vyhledávání informací

Firmy každý den vytvářejí a zpracovávají obrovské množství informací. Zaměstnanci musí mít informační přehled, který potřebují například k lepšímu pochopení své oblasti, lepšímu porozumění svým zákazníkům, nebo vytváření efektivnějších produktů a služeb. Umělá inteligence zajistí, že budou mít klíčoví pracovníci přístup ke správným datům ve správný čas.

Platforma řízená umělou inteligencí, jako je M-Files, je navržena tak, aby organizacím všech velikostí poskytla možnost stát se efektivnějšími, aniž by nutila zaměstnance spoléhat se na náročné manuální úkoly. Chytrá správa dokumentů pomůže lidem trávit méně času hledáním potřebných informací, které potřebují na následnou práci.

Posílení bezpečnosti a podpora spolupráce

Pokud jsou data v podstatě uzavřena v jednom oddělení, nemohou se dostat do rukou všech lidí, kteří je potřebují. Dokument bývá většinou uzamčen tím člověkem, který ho vytvořil a je dále nepřístupný pro ty, kteří by ho mohli potřebovat. To platí zejména pro věci, jako jsou zprávy nebo informace týkající se konkrétních klientů. Informace, které má například rozdělené marketingové oddělení, mohou být cenné i pro prodej a naopak.

„Pokud chcete zmírnit všechna rizika napadení a zajistit, aby vaše informace byly v bezpečí, musíte soubor vždy uzamknout“  radí Jayson deVries, Senior Produkct Manager ve společnosti M-Files.

„To samozřejmě ale neprospívá sdílení informací v rámci organizace“ dodává Jayson.

„Umělá inteligence vám tedy v tomto případě může pomoci porozumět tomu, které informace potřebují speciální zacházení s ochranou dat a které lze sdílet s příslušnými odděleními.“

Podstata umělé inteligence

Na rozdíl od jiných řešení pro správu informací na trhu je do jádra M- Files zabudována umělá inteligence a působí zde také včetně externích úložišť. Nativní schopnosti umělé inteligence M- Files umožňují lepší viditelnost zabezpečení a zpracovávání informací.