Digitalizace neznamená konec klasického tisku

„Trh s tiskovými řešeními je velký a pestrý a lidé tisknout chtějí i potřebují navzdory postupující digitalizaci,“ říká Michael Vojtek, který má ve společnosti CDC Data na starosti Středisko dokumentových služeb a tiskáren. Typickými zastánci „papírové cesty“ jsou podle něj především ti, kteří pracují s dodacími listy, zejména logistické a velkoobchodní firmy.

Digitalizace důrazně vstoupila snad do všech průmyslových odvětví a její pozitivní přínos je obvykle možné i reálně vyčíslit. Stejně tak je ale zjevné, že zdigitalizovat se nikdy nepovede úplně vše. Vždyť i tam, kde se převedení „papírování“ do digitální agendy přímo nabízí, pokračuje papírový koloběh nejrůznějších dokumentů a nevypadá to, že by se na tom mělo něco změnit…

„Někde je to zvyk, někde povinnost a jinde je to prostě nejrychlejší a nejjednodušší – a proto nejlepší – řešení,“ vysvětluje Michael Vojtek. „Máme zákazníky, kteří ročně tisknou přes 20 milionů stran, což už je v nákladech celkem zajímavá položka, přesto se tisku nehodlají vzdát, protože jim přináší benefity, které elektronická cesta nemůže nabídnout. Silný je také argument, že to tak vyžadují zákazníci, kterých bývají desítky, stovky i tisíce. Ani inovacím jinak otevřený klient v takovém případě ‚netlačí na pilu‘ a využívá léty prověřenou a bez problémů fungující cestu papírové dokumentace.“

Zkušenosti společnosti CDC Data potvrzují, že potřeba tisku ve firmách se zvětšujícím se objemem čistě digitálních dokumentů neklesá. Důvodem je neustále rostoucí objem informací, které si mezi sebou společnosti vyměňují. S tiskárnami se proto budeme potkávat na pracovištích ještě dlouho. To však neznamená, že firmy v této oblasti rezignovaly na možnost nalezení úspor. Naopak. Hledají optimální způsoby práce s dokumenty s využitím metod digitalizace v kombinaci s moderními multifunkčními tiskovými řešeními.

„Z nákladového hlediska jsou obvykle největší zátěží malé tiskárny, které svého času nutně musely být téměř v každé kanceláři. Mnohem ekonomičtější provoz v tomto směru nabízejí větší tisková centra, například na každém patře,“ vysvětluje Michael Vojtek.

Moderní tiskárny jsou přitom poměrně sofistikované stroje, které díky propracovanému softwarovému vybavení dokáží nejen udržovat přehled o tom kdo, co a kdy tisknul, zda pro to měl oprávnění a kolik to stálo. Chytrá tiskárna si dnes sama umí objednat docházející toner, včetně určení termínu návštěvy technikem, který výměnu tiskové náplně a případný jiný servisní zásah zajistí.

Tiskneme chytře

Pro firmy, které tisknou miliony stránek dokumentů ročně, jsou bez problémů fungující tiskárny doslova kritickým místem. Není možné na pár dní přestat dělat byznys a čekat, až se dostaví technik a tiskárnu opraví.

CDC Data proto svým zákazníkům nabízí možnost pronájmu chytrého tiskového řešení, které kromě tisku samotného obsahuje i automatizované servisní služby, jako je už zmíněné automatické upozornění na docházející toner či papír. V případě závady je k dispozici helpdesk pracující v režimu 24/7 a garance, že jakákoli závada bude odstraněna nejpozději do 8 pracovních hodin (režim „next business day“), ať už se porouchaná tiskárna nachází na kterémkoli místě naší republiky.

„Naše zkušenosti s tiskem, kopírováním a skenováním jsou více než 25ti leté. Víme, že naši klienti chtějí tisknout levně, ale současně chtějí mít jistotu, že tiskárny budou fungovat kdykoli to budou potřebovat. Zajímá nás, jak zákazník funguje a co přesně potřebuje. Každý klient je originál, ke kterému je potřeba přistupovat individuálně a odhalit, jaké jsou v oblasti práce s dokumenty jeho skutečné potřeby a požadavky. Kolik stránek měsíčně firma digitalizuje, kolik z toho vytiskne a kolik barevně je pouze jeden ze vstupních parametrů. Ještě se nestalo, abychom do dvou firem dodali naprosto stejné řešení. Spolupracujeme s více partnery, mj. firmami jako Konica Minolta, M-Files nebo Zebra, a díky tomu jsme schopni nabídnout každému právě takové řešení, které pro něj bude nejlepší. Veškeré náklady s pořízením strojů a jejich provozními náklady jako jsou tonery, náhradní díly, servis a doprava, jsou pak zahrnuty v ceně služby,“ říká Michael Vojtek.

Více informací a kontakt naleznete na tisknemechytre.cz.

Kdo také tiskne s CDC Data

• Největší evropský distributor léků a zdravotnického sortimentu – cca 20 000 000 stran ročně
• Evropská jednička ve výrobě piva – tiskne cca 3 000 000 stran ročně (CZ+SK)
• Maloobchodní prodejce elektroniky – tiskne cca 1 200 000 stran ročně
• Výrobce nanotechnologií – tiskne cca 1 000 000 stran ročně

Práce s digitálními dokumenty

CDC Data se nezabývá jen tiskem. Umí propojit oba světy: papírový i digitální. Chytrá řešení se o dokumenty starají od jejich vzniku, řídí jejich elektronický oběh firmou, zajistí nezaměnitelný digitální podpis i důvěryhodnou archivaci.

Inteligentní správa informací a výkonný document management systém (DMS) pomáhá lépe řídit procesy uvnitř firmy, zajistí pořádek v dokumentech a zabrání jejich nenávratné ztrátě. Zároveň dochází ke snížení nákladů v důsledku rychlejšího a efektivnějšího zpracování dokumentů.

„Asi každý zná situaci, kdy něco nutně potřebujete, ale zrovna v tu chvíli to nemůžete najít. To se dnes při práci s dokumenty nesmí stát a digitalizace je nástrojem, jak podobným situacím zabránit. Firmy v digitalizaci vidí také finanční úspory, minimalizaci chybovosti a zvýšení produktivity zaměstnanců. A to jsou v životě každé firmy důležité oblasti,“ vyjmenovává Michael Vojtek.

Jednou ze specifických oblastí je mj. elektronické podepisování dokumentů. Před několika měsíci CDC Data uzavřela partnerství s tuzemskou společností SIGNI, která se na elektronické podepisování dokumentů specializuje. Díky tomu vznikl speciální konektor pro document management systém M-Files, který společnost distribuuje pro české a slovenské zákazníky.

Další aktivitou, na kterou se CDC Data soustředí, je automatizované vytěžování dat z dokumentů jako jsou faktury, smlouvy a další.

„Pro práci s dokumenty používáme nejlepší softwarové nástroje, které jsou na trhu aktuálně dostupné. Rádi vám ukážeme, co všechno je dnes možné. Myslím, že vás dokážeme překvapit a nadchnout. Stačí se nám ozvat,“ uzavírá Michael Vojtek.

Chtěli byste si bez závazků a zdarma vyzkoušet inteligentní správu dokumentů? Navštivte stránky dokumentychytre.cz, kde se dozvíte více informací.