Čtyři způsoby, jak díky M-Files umožníte zaměstnancům efektivní správu informací

Informace jsou nejcennějším majetkem organizace, ale jejich nedostatečná správa může způsobit ztráty v efektivitě i v příjmech.

Zastaralá technologie (zejména řešení pro správu dokumentů) může být hlavní překážkou celkové produktivity, efektivity a konečného výsledku organizace. Celkový objem informací, které průměrný podnik denně vytváří, je obrovský – narůstá až do bodu, kdy pouhé sledování a přístup ke všem potřebným datům může být těžký boj. Bez zavedené efektivní strategie pro správu informací mohou být pracovníci rychle zahlceni množstvím dat, než aby je používali k posunu podnikání vpřed.

Aby se organizace v dnešním světě staly úspěšnými podniky v digitální sféře, potřebují strategii a řešení, které minimalizují ztráty a maximalizují hodnotu důležitých dat. Moderní přístup ke správě informací, kterým je například systém M-Files, může nabídnout nejen tyto výhody, ale může také posílit možnosti dodržování předpisů, zlepšit zabezpečení dokumentů, zlepšit funkce vyhledávání a posílit spolupráci. 

Zde jsou čtyři způsoby, jak vhodná strategie správy informací umožňuje zaměstnancům dosáhnout lepších pracovních výsledků:

1. Zvýšení efektivity a produktivity pracovní síly

Podle studie IDC ztrácejí pracovníci s daty každý týden až 50 % svého času, přičemž 30 % tohoto času vyhledávají, spravují a připravují data a zbývajících 20 % dělají duplicitní práci. Zaměstnanci jsou zavaleni důležitými úkoly, které musí každý den zvládnout, takže je nezbytné, aby se s těmito úkoly mohli efektivně vypořádat rychlým vyhledáním potřebných informací o zákaznících nebo projektu bez ohledu na to, kde se nacházejí. 

Díky inteligentnímu řešení pro správu informací, jakým je např. systém M-files, stráví tito pracovníci mnohem méně času hledáním dokumentů nebo žádáním kolegů, aby dali dohromady ty správné podklady. V systému mají přístup ke kontextovému vyhledávání spolu s automatizovanými procesy, které zajišťují, že relevantní obsah bude k dispozici u kompetentních pracovníků ve správný čas. Manuální procesy mohou negativně ovlivnit produktivitu organizace, takže nasazení řešení, které nabízí automatizaci pracovních postupů, může dramaticky zvýšit produktivitu a efektivitu.

2. Zlepšení kontroly a zabezpečení dokumentů

Se vzdálenou pracovní silou bývají dokumenty roztroušeny po celém podniku, v různých systémech a úložištích, což pracovníkům znesnadňuje bezpečné uchovávání citlivých informací a dodržování správných postupů pro efektivní kontrolu dokumentů. Vzhledem k tomu, že v dnešním světě založeném na datech jsou narušení bezpečnosti a úniky dat stále častější, musí společnosti udělat vše proto, aby ochránily svá data a informace svých zákazníků a vyhnuly se tak případným pokutám a dalším nežádoucím vlivům na jejich podnikání. 

Při používání M-Files mají pracovníci plnou kontrolu nad tím, kdo má přístup k informacím v různých fázích procesu, což zajistí, že ke správným informacím budou mít přístup pouze ti, kterým jsou udělena příslušná práva. Toto inteligentní řešení správy informací se může integrovat se současnými bezpečnostními řešeními společnosti, aby chránilo informace a poskytovalo bezpečnostní funkce, které poskytují pracovníkům zvýšenou ochranu, včetně právních náležitostí, kontroly verzí a řízení kvality. To zaručuje nejen bezpečnost, soukromí a integritu dokumentů a dat organizace, ale také usnadňuje vedení auditních záznamů a dodržování přísných předpisů, jako je GDPR a HIPAA.

3. Lepší spolupráce v digitálním světě, kde se může pracovat odkudkoli

Covid-19 posunul svět více do online prostředí a přiměl společnosti, aby prosazovaly práci z domova. Díky tomu se spolupráce na dálku dostala do popředí strategie správy informací většiny organizací. V tomto novém modelu se práce nemůže zastavit jen proto, že pracovníci nemají přístup k dokumentu nebo proto, že potřebují vytisknout návrh a předat ho ke schválení. Sdílení dokumentů jako příloh e -mailů může rychle vést k chaosu v obsahu, protože pracovníci ztratí kontrolu nad tím, kde je uložena nejnovější verze a kdo provedl poslední aktualizaci. 

M-Files usnadňuje pracovníkům přechod na hybridní nebo vzdálenou práci a umožňuje jim bez námahy sdílet informace s kolegy a externími zúčastněnými stranami ze zařízení, která jim nejvíce vyhovuje. Taktéž odstraní rizika duplicitních verzí nebo ztracených příloh e-mailů ve špatně definovaném procesu spolupráce a zajistí, že každý bude mít stejnou a nejaktuálnější verzi požadovaného dokumentu. Umožňuje také zaměstnancům spoluvytvářet dokumenty, díky čemuž mohou spolupracovat v reálném čase s kolegy a zákazníky, což zvyšuje efektivitu a spokojenost zákazníků.

4. Maximalizace business intelligence pro další zdroje příjmů 

Vlastní data společnosti slouží jako její nejlepší zdroj business intelligence, ale podle studie IDC celých 83 % společností o tyto obchodní výhody přichází. Data mohou pomoci managementu získat business intelligence nezbytnou k rozpoznání trendů, určení problémů a vývoji strategií pro zlepšení efektivity a získání konkurenční výhody – ale to se může stát pouze tehdy, když jsou informace spravovány správně.

Díky efektivní konsolidaci a správě dat pomocí M-Files mají pracovníci vždy k dispozici nejaktuálnější informace, což jim umožňuje lépe porozumět obchodním operacím, činit informovanější obchodní rozhodnutí a určit, které příležitosti prozkoumat. To může optimalizovat každodenní činnosti pracovníků a podpořit rychlejší rozhodování. Pomáhá také podnikům s jejich „zelenými“ iniciativami a zajišťuje, že se organizace posouvá směrem k ekologičtějšímu modelu tím, že používá méně papíru a zároveň snižuje náklady na podnikání.

Efektivní správa informací pomocí systému M-Files dokáže mnohem více než jen zbavovat organizace břemene papírů nebo špatně organizovaných souborů. Zajišťuje, aby pracovníci měli přístup k relevantním informacím odkudkoli, aby mohli efektivně zvládat svou každodenní práci, řešit problémy se zákazníky a zlepšit konečný výsledek své organizace. M-Files může pomoci zlepšit obchodní procesy, což zaměstnancům umožní nastavit a prosazovat pravidla správy, například jak se informace přidávají do systému, kdo si může prohlížet dokumenty a kdo je může sdílet. Díky efektivní strategii správy informací mohou pracovníci těžit z úspory času, zvýšení transparentnosti, dodržování předpisů, snížení nákladů a zlepšení spolupráce. Pracovníci také získají lepší přehled o datech a informacích, které uchovávají.