Co je to systém správy dokumentů a k čemu je užitečný?

Systém správy dokumentů, známý pod zkratkou DMS (Document Management System) je zjednodušeně automatizované podnikové softwarové řešení, které slouží k ukládání, organizaci, zabezpečení, digitalizaci a archivaci obchodních souborů.

Mnoho systémů pro správu dokumentů přesahuje základní funkce a zahrnuje také pracovní postupy související s dokumenty. Existuje spousta dalších doplňků, funkcí a schopností, kterými se některé systémy pro správu dokumentů chlubí – což vedlo k dalším názvům a označením, jako je správa podnikového obsahu (ECM), správa podnikových informací (EIM) a inteligentní správa informací (IIM).

Termín správa dokumentů často označuje zastřešující strategii, jak společnost ukládá, spravuje a sleduje své elektronické dokumenty.

Jak tento systém funguje?

DMS má v základě tři hlavní funkce, které by měl perfektně zvládat – zachycovat, ukládat a distribuovat dokumenty.

Přijetí dokumentu z jakéhokoli zdroje

Správný DMS by měl mít možnost vkládat dokumenty a soubory z různých zdrojů. Pocházet mohou např. z:

• papírových souborů, které byly digitalizovány např. oskenováním,
• e-mailů včetně příloh,
• externích aplikací, jako je CRM nebo ERP,
• obsahu vytvořeným uživatelem, který je uložen nativně v systému správy dokumentů.

Po načtení dokumentů do systému z jakéhokoli zdroje by měl DMS obsahovat způsob, jak tyto dokumenty indexovat a klasifikovat – nejčastěji pomocí metadat.

Centrální úložiště

Základní funkcí DMS je sloužit jako centrum – centrální úložiště – pro firemní soubory. Mnoho základních systémů vyžaduje rozsáhlý projekt migrace, aby se do systému přesunuly všechny důležité obchodní dokumenty. Pokročilejší řešení inteligentní správy informací, jako je M-Files, se připojují ke stávajícím úložištím – aplikují metadata a vztahy na dokumenty uložené v jiných systémech. Díky integraci není nutná migrace a prostředí ostatních systémů může zůstat nenarušené.

Jedním z aspektů ukládání by mělo být zabezpečení informací. Centrální úložiště pomáhá chránit podnikové informace před záškodníky. Díky pokročilým dynamickým oprávněním mohou organizace řídit, kdo má přístup k určitým dokumentům nebo třídám dokumentů.

Snadné vyhledávání a získávání dokumentů

Systém správy dokumentů by měl uživatelům usnadnit vyhledávání informací. Díky metadatům jsou všechny soubory označeny tak, aby je bylo možné vyhledat podle mnoha parametrů. Například jako metadata pro konkrétní fakturu mohou být označena:

• strany faktury,
• důležitá data,
• částka,
• obchodní jednotka nebo oddělení,
• popis poskytnutých služeb nebo zakoupených produktů.

Díky tomu, že jsou všechny tyto informace připojeny k metadatům dokumentu, přináší vyhledávání lepší výsledky a uživatelé mohou dokumenty vyhledávat rychleji a jednodušeji. V aplikaci M-Files funguje vyhledávání podobně jako u Google vyhledávače tím způsobem, že se nejprve zobrazí nejrelevantnější soubory.

K čemu se DMS používají?

Systém slouží k automatickému uspořádání, zabezpečení, digitalizaci a klasifikaci firemních dokumentů, což usnadňuje jejich přístup, úpravu a sdílení. Původně se systémy pro správu dokumentů zrodily, když se společnosti snažily odklonit od papírových kanceláří – s tištěnými složkami a šanony v kartotékách. Od té doby získala správa dokumentů ústřední roli v podnikových technologiích, usnadňuje pracovní postupy a propojuje různorodá úložiště do centrálního uzlu.

Jaké jsou typy DMS?

Existuje několik různých typů systémů, zejména podle toho, jak jsou klasifikovány.

Cloud vs. lokální systém správy dokumentů

Cloudové systémy pro správu dokumentů ukládají vaše soubory do cloudu, takže jsou dostupné odkudkoli, kde je připojení k internetu.

Některé společnosti mohou vyžadovat lokální správu dokumentů, kde jsou soubory uloženy na místním serveru. To může být nezbytné například v případě, že určité předpisy nařizují lokální úložiště nebo když některé země vyžadují suverenitu dat.

Hybridní DMS umožňuje kombinaci obou možností.

Některé DMS jsou založeny na složkách – jednoduše používají tradiční struktury souborů složek a podsložek v rámci systému. Jiné systémy jsou bezsložkové, založené na metadatech a agnostické vůči úložištím, jako například M-Files. V tomto typu systému nezáleží na tom, kde je dokument uložen. Záleží pouze na tom, co je dokument zač – což je funkce metadat.

Jaké jsou hlavní vlastnosti efektivního DMS?

Jak již bylo zmíněno, systém může mít několik funkcí, které přecházejí v inteligentnější postupy správy informací. Některé klíčové funkce, které lze v DMS využít, zahrnují:

Vyhledávání: Efektivní DMS pomáhá uživatelům najít dokumenty a informace na základě identifikátorů dokumentů, metadat, vztahů a obsahu.

Metadata: 93 % pracovníků nemůže najít dokument, protože byl špatně pojmenován nebo uložen. V DMS, protože jsou informace označeny metadaty na základě toho, co jsou, lze stejné informace vyhledávat a nalézt pomocí různých kritérií v závislosti na případu použití. Jedinečné informace se zobrazují dynamicky tam, kde jsou potřeba, bez duplikace.

Integrace:  Mnoho systémů správy dokumentů se integruje s jinými obchodními systémy a úložišti – e-mailem, síťovými složkami, CRM, ERP, starším ECM a dalšími.

Správa verzí:  Funkce správy verzí zajišťují přístup k nejnovější verzi dokumentu. Kontrola verzí a sledování umožňují snadno zjistit, co se změnilo, kdo to udělal a kdy byla změna provedena.

Podpora shody s předpisy:  Pokud působíte v regulovaném odvětví, systém správy dokumentů může pomoci snížit riziko nedodržení. Uživatelé mohou automatizovat auditní záznamy a spravovat informace a související pracovní postupy v souladu s předpisy .

Škálovatelnost:  Při výběru systému správy dokumentů by společnost měla věnovat pozornost škálovatelnosti tohoto systému. Podívejte se nad rámec současných potřeb a najděte DMS, který má pokročilé funkce, které se přizpůsobí růstu nebo změnám podnikání.

Zabezpečení: DMS by měl poskytovat robustní bezpečnostní funkce , jako jsou oprávnění k přístupu a kontrolní funkce, auditní záznamy, ověřování, šifrování podnikových souborů při přenosu a v klidu, detekce narušení, prevence ztráty dat, vysoká dostupnost a další.

Použitelnost:  Protože se DMS stává základní technologií pro podnikání, je důležité, aby byl systém uživatelsky přívětivý – se snadnou dostupností, malými nebo žádnými prostoji a snadno použitelnými funkcemi. Zaměstnanci by měli mít snadný přístup k souborům, jejich správě a navigaci.

Spolupráce:  DMS by měl uživatelům usnadnit sdílení dokumentů a spolupráci na nich – s funkcemi, jako je správa projektových dokumentů, sledování úkolů, pracovní postupy, spoluvytváření a snadné sdílení dokumentů mezi uživateli.

Umělá inteligence: Některé pokročilé systémy využívají umělou inteligenci. Ta může pomoci klasifikovat dokumenty, sama naplní pole metadat, skenuje soubory na určitá data a oddělí důležitá obchodní data od těch méně podstatných.

Pracovní postupy: Ruční správa každodenních procesů není příliš efektivní. DMS s automatizací pracovních toků pomáhá zajistit konzistenci tím, že ověřuje, zda je dodržován každý krok v obchodním procesu. Automatizované pracovní postupy zjednodušují běžné obchodní procesy – jako je schvalování smluv, kontrolovaný obsah a fakturace – odesílání upozornění, když je potřeba zpracovat úkol.

Vzdálená práce: Cloudový DMS umožňuje uživatelům přistupovat k souborům odkudkoli a často z jakéhokoli zařízení – umožňuje vzdálenou práci kdekoli: v kanceláři, doma, na letišti, v hotelu, kavárně… atd.

Jaké jsou výhody používání DMS?

DMS by měl usnadnit a zefektivnit práci, zvýšit produktivitu a ušetřit zaměstnancům hodiny zdlouhavých úkolů a rozhořčení z toho, že rychle nenacházejí potřebné dokumenty. Mezi hlavní výhody patří například:

Zvýšená produktivita

Když pracovníci tráví méně času hledáním dokumentů nebo se starají o manuální, opakující se úkoly, mají více času věnovat se práci s přidanou hodnotou.

Snížené bezpečnostní riziko

Udržování informací v bezpečí a používání dynamických řízení přístupu snižuje riziko a ohrožení zabezpečení informací. V případě nepředvídaného požáru nebo povodně je obnova po havárii jednoduchá, pokud jsou dokumenty uloženy v cloudu.

Vylepšená opatření pro dodržování předpisů

Požadavky na shodu u mnoha obchodních dokumentů mohou být komplikované a náročné. DMS pomáhá organizacím vyhnout se pokutám, zrušeným licencím nebo dokonce trestní odpovědnosti automatizací klíčových dokumentů, aby byly splněny regulační požadavky.

Rychlé a snadné vyhledávání dokumentů

Pracovníci stráví hledáním dokumentu v průměru 18 minut. DMS založený na metadatech umožňuje rychle a snadno najít ten správný dokument.

Rozšířená spolupráce

DMS usnadňuje sdílení informací a spolupráci a umožňuje přístup k dokumentům z různých zdrojů i z více míst. Uživatelé mohou sdílet dokumenty, sledovat pracovní postupy, spolutvůrce dokumentů a další.

Originál článku naleznete na tomto ODKAZU.

Systém M-Files

Několikrát zmíněný systém M-Files, patří mezi špičkové a pokročilé DMS, díky kterému už nemusíte vědět, kde máte dokument uložený, stačí vědět, co hledáte, nebo k čemu se daný dokument vztahuje – jestli k zákazníkovi, nebo konkrétnímu projektu apod. Systém je jednoduchý na ovládání, zcela intuitivní a nevyžaduje žádná složitá školení uživatelů.

Kontaktujte nás pro více informací, nebo pro získání zkušební verze. Se systémem M-Files pracujeme již déle než 12 let a implementovali jsme ho v různě velkých společnostech.

Více informací o systému M-Files je ZDE.